Omdat ik altijd met veel bezig ben, meer dan waar mijn geheugen toe bereid is aan bij te dragen, is het in mijn leven erg belangrijk om mezelf te organiseren. Ik houd bij wat ik nog moet doen, wat ik beloofd heb en met wie ik wat nog zou willen doen.

Dat is een serieuze aangelegenheid voor me: doe ik dat niet doeltreffend dan ga ik een slechte tijd tegemoet. Je mist overal de bal, telkens zit je er naast of ben je te laat en altijd teleurstelling. Je ligt ’s nachts wakker omdat je voor morgen probeert te onthouden wat je zojuist te binnen schoot.

Dit kan je overigens op vele manieren bereiken. Ik merk dat andere mensen vaak hele andere manieren hebben dan ik om dat voor elkaar te krijgen. Sommige snap ik, sommige vind ik goed en andere totaal niet te volgen. Het moet je natuurlijk ook gewoon liggen en bij je passen.

Ik ben erg van de actielijstjes. Lijstjes per onderwerp, zo veel mogelijk data gekoppeld aan de individuele acties en hier en daar een herinnering wanneer het tijdkritisch is.

Hoe ik dat doe, gebaseerd op “Getting Things Done” van David Allen, zonder dat het mis gaat.

Het probleem met actielijstjes is namelijk dat het altijd mis gaat..

Ik hanteer hierbij een voor mezelf afgeleide toepassing van de GTD methodiek van David Allen. Het fijnste aan deze methodiek is dat het een eenvoudige, simpele stijl is, niet gekoppeld aan tools en vooral ook niet ingewikkeld. De 5 stappen zijn een paar simpele principes die erg duidelijk en toepasbaar zijn. Aangeraden leesstof voor de liefhebber!

Het probleem met actielijstjes is namelijk dat het altijd mis gaat. Het begint goed, leuk en fijn. En dan, soms langzaam, soms snel, valt alles uiteen. Je kan het niet schoon houden en na verloop van tijd verzuip je in de to-do’s. Het is interessant om te beseffen hoe dat komt met twee belangrijke hoofdredenen:

1: Je dagen gaan niet zoals je in je planning had gezet:

Je hebt lekker nagedacht over je komende dag of zelfs over de komende aantal dagen. Lekker realistisch gekeken naar hoeveel je op een dag zou moeten kunnen doen en goed ruimte voor jezelf en uitlopers gehouden.

Bij binnenkomst is er wat aan de hand op werk en je moet daar mee aan de gang. Tegen 12:00 uur heb je de issues uit de morgen achter je gelaten, maar die schade haal je niet meer in op je lijstje. Zelf zie je vervolgens ook nog een paar andere puntjes met meer prioriteit en helaas: je ligt ineens bijna een dag achter in je planning. Nu was dat eigenlijk niet zo erg: er zaten ook wel een paar taken in die je eigenlijk eindelijk eens op ging pakken, maar ze hebben (nog) geen haast.

Toch betekent dat dus dat je morgen ten dele hetzelfde lijstje voor je neus hebt, plus alle zaken die je voor morgen gepland had.

2: Taken zijn gecompliceerder:

Je bent lekker bezig met een taak als je beseft dat je er eerst nog iets anders voor moet doen of van een ander input nodig hebt. Nu blijft je taak in een lelijke on-hold meegesleept worden. Of je pakt het andere snel ook even op als het gaat en je duwt de rest van je planning naar achteren of je kan de taak nu niet afronden.

En al helemaal als je input van een ander nodig hebt, dan kan je niet ineens gaan duwen omdat je anders niet verder kan. De ander heeft ook een planning. Vaak moet je hier dus (even) op wachten.

Dit is overigens de grootste verstoring die ik in vele bedrijven waarneem: iedereen die met iets bezig is staat ,de seconde dat ze ergens tegenaan lopen, op om iemand anders te onderbreken.

Een onderbreking is echt duur: vaak duurt het voor de persoon die onderbroken wordt enkele tot tientallen minuten voor hij weer terug is in zijn materie en verder kan met zijn probleem vanaf het punt waar hij was voor je stoorde. Hier is online veel over te vinden, bijvoorbeeld dit artikel in de Washington Post.

Het gevolg: je begint te verzuipen en raakt het overzicht kwijt

Omdat je je taken niet af kreeg, blijven ze staan. Morgen staan helaas ook weer zaken gepland en je deadlines veranderen niet spontaan. Je bent zojuist achter geraakt in je eigen wedstrijd. Maar een dag, dus het kan nog. Toch is het vandaag weer druk en je bereikt vrijwel zeker niet dat je alsnog items van gisteren kan weg strepen. Je kiest dan ook uit je actielijst voor de taken waar je echt niet onderuit kan, dingen die af moeten zijn. Dat is logisch en niet te voorkomen. Toch is het jammer, want de andere punten op je lijstje stonden er niet zomaar! Daar ga je nog last van krijgen dus en het voelt ook erg onprettig.

Dit is het systeem van wachten op rustige dagen. En helaas heb ik het gevoel dat dit voor het merendeel van Nederland niet anders is dan voor mij: meestal komen die rustige dagen niet. Komen ze wel, heb je meestal zin om wat anders met je tijd te doen of ontdek je dat je slimme initiatieven of nuttige punten ondertussen achterhaald, mosterd na de maaltijd en verloren initiatieven zijn. Een sombere manier van taken afvinken en weer bijkomen helaas..

Omdat je de hele tijd veel slepende actiepunten hebt ontstaat er ook een nieuw probleem: lijst-blindheid. Ik denk niet dat het een bestaand woord is, maar je herkend het wel. Zoals je na verloop van tijd het tikken van zelfs een luide klok niet meer hoort, zo ben je na een tijd niet meer in staat om je eigen lijstjes te lezen:
Als je de vorige 6 keer bij een punt dacht “Nah, daar heb ik nog wel een paar weken voor” zal je onbewust de 7e, 8e en 20ste keer dit item echt niet meer behandelen. Je herkent hem sneller dan dat je hem lezen kan en je brein besluit direct om te skippen.

Zo komt het dat je dingen op je lijstje mist. Iedere dag gezien, toch niet aan gedacht. Een van de belangrijkste aspecten van de GTD mentaliteit is dan wat mij betreft ook om te zorgen dat je je lijstjes leeg houdt.

Microsoft To-Do

Sinds enige tijd ben ik nu overgestapt van Google Keep naar Microsoft To-Do. Dat begon grappig genoeg met een teleurstelling omdat ik eerst dacht dat hij niet werkte. Vervolgens ontdekte ik dat hij juist wel werkte, exact zo als ik zou willen! Hij is namelijk gebaseerd op schoon, van dag tot dag! Maar goed, ik ga te snel. Wat mag je van To-Do verwachten?

De allerbelangrijkste feature en de oorzaak van mijn enorme waardering voor deze nieuwe tool, de reden dat hij naar mijn mening alle anderen verslaat:

Iedere dag begint leeg.

Dat klinkt niet bijzonder hè, als je dat zo ziet. Maar zoals eerder beschreven: je begraaft jezelf na verloop van tijd in de taken. Iedere dag loopt anders dan je zou willen en prioriteiten schuiven. De “Review Frequently” stap is de essentie om orde te bewaren.

Ik begin dan ook iedere morgen standaard met het besluiten wat ik vandaag ga doen. Daarbij laat ik me door alles wat ik weet beïnvloeden:

• Hoe druk verwacht ik het sowieso te krijgen vandaag (dus kan ik veel of weinig afhandelen)?
• Zijn er dingen die hoe dan ook vandaag moeten?
• Zijn er dingen die sowieso uitgesteld moeten en kunnen worden?
• Moet ik iemand informeren of met iemand overleggen als ik vandaag niet aan een bepaald item toe kom?
• Kan ik dingen aan andere mensen vragen?

Zo besluit ik iedere dag opnieuw wat ik wil en kan doen, wie ik blij maak, wie ik in overleg teleur moet stellen. En vooral dat laatste is grote winst. Als je voor jezelf een beetje goed vooruit plannen maakt en tijdig met mensen in overleg gaat is er altijd veel ruimte om dingen deels te doen, uit te stellen of zelfs aan anderen te geven. Pas op het laatste moment, wanneer jij jouw planning niet haalt en daarmee een ander persoon zijn deadline verkloot, dat is het moment waarop frustratie en irritatie ontstaan. Daarvoor zit iedereen in het zelfde bootje met dezelfde uitdaging.

Microsoft To-Do heeft een zogenaamde smartlist “Mijn dag”. Daar kan je op twee manieren taken aan toevoegen. De eerste manier is door naar een taak te gaan en aan te klikken dat hij bij “Mijn dag” moet verschijnen.

De tweede manier is door naar je smartlist “Mijn dag” te gaan en daar op suggesties klikken. Het pakket schotelt je dan een overzicht van taken die je vandaag zou kunnen oppakken voor:
Hij begint met taken die je gisteren aan “Mijn dag” had toegevoegd, maar niet hebt uitgevoerd. Dan krijg je een lijstje gepland, met taken voor vandaag of morgen. Vervolgens krijg je een overzicht van taken die te laat zijn en tenslotte een wat willekeurige lijst aanbevelingen met zaken zonder datum of data nog ver in de toekomst. Alles is eenvoudig aan te klikken met plusjes ervoor.

Zo begin je iedere morgen met een leeg overzicht, want hij is iedere dag leeg, waarin je bewuste keuzes voor je dag maakt. Kost je een paar minuten en je zal snel ervaren dat je hier je dagen snel en blijvend mee onder controle krijgt.

Ik zet de verdere features voor je op een rij:

Meerdere lijstjes

Eén actielijst is uiteraard niet voldoende. Je wil er immers één voor thuis, één voor je werk, één om te delen met je partner, één voor je hobby, etc. Die moeten elkaar niet bevuilen. En gelukkig ondersteunt To-Do dit.

Smart-lists

Een “smart-list” is een gegenereerde lijst uit andere lijsten. In dit geval zijn dat gepland en belangrijk. Beiden nuttig, maar de grote winnaar is natuurlijk gepland. Die laat je alle taken uit al je lijsten in een oplopend tijdsbestek zien.

Belangrijk is niets meer of minder dan een overzicht van de taken die jij als belangrijk hebt gemarkeerd. Zinvol, maar ook gewoon erg simpel.

Gelukkig bevat To-Do een functie die het voorgaande zinvol maakt: Lege lijsten automatisch verbergen.

Geen platte taken

In plaats van platte taken die de concurrenten meestal bieden, hebben de To-Do taken net wat meer diepgang. En net is nèt genoeg om het product niet te complex te maken, maar wel zo veel zinvoller!

Repeterende taken

De eerste feature is repeterende taken. Iets wat je niet veel tegenkomt, al helemaal niet zoals Microsoft ze hier heeft ingevuld: wanneer je een taak af vinkt verschijnt er een nieuwe taak volgens het schema. Wanneer je de taak te vroeg of te laat afhandelt, verandert dat niet het schema dat erin zat. Wat mij betreft de beste keuze.

Subtaken (stappen)

Een subtaak of stap zorgt ervoor dat je toch net wat uitgebreider in een taak kan zijn. Ik voer één van de subtaken uit en zet de duedate weer naar achteren voor wat dan weer realistisch is. Zonder subtaken heb je snel een volgelopen takenbak waarbij het eigenlijk iedere keer een soort groepjes zijn. Dat kost overzicht, wat je met subtaken prima kan voorkomen.

Notitievakje

In elke taak kan je notities maken, hij houdt daarnaast ook bij wanneer hij het laatst gewijzigd is. Ik vul taken vaak aan met datum: tekst. Dat kan hier dus prima in.

Deze notities gebruik ik vaak ook om links naar sites waar ik iets moet doen erbij te zetten of zelfs als links naar taken in andere systemen van werk of hobby waarin men iets van me verwacht. Dan staat mijn taak op twee plaatsen. Lijkt een beetje redundant, maar daardoor hoef ik effectief maar in één systeem te kijken en kan ik doorklikken naar het andere systeem om hem ook daar snel af te handelen.

Reminder en Due-date los van elkaar!

Iets wat me altijd dwars zit bij het gemiddelde takensysteem is dat er maar één datum in kan zitten. Toch zijn er veel gevallen waarbij ik wel een due-date wil, maar geen reminder. Of omgekeerd. Of beiden, maar dan wel twee verschillende. Hier kan dat dus wel.

Deelbare lijsten

Je kan, zoals in de meeste andere taken tools, je lijst met andere mensen delen. Zo kan je gezamenlijk zaken aanpakken.

Lijstjes kunnen een kleur krijgen

Een weinig relevante feature voor mij, maar in het overzicht wel handig. Je kan dingen daardoor een beetje visueel groeperen.

There’s an app for that!

Er is een app voor Windows, IOS en Android. Die is overigens hetzelfde als de site bezoeken en gelukkig dus niet echt nodig. Op je telefoon wel handig natuurlijk!

Sorteerbare lijsten

Je kan je lijsten sorteren. En daar zitten best een paar handige features tussen, zoals op alfabet, aanmaakdatum, einddatum of urgentie.

Gratis bij je Microsoft account

De tool is gratis bij je Microsoft account. En als je via ditzelfde account outlook gebruikt zal je zien dat de todo lijsten daar ook in getoond worden. Dat laatste voegt verder naar mijn mening niet zoveel toe.

Conclusie

Het nut van takenlijstjes was me altijd al duidelijk. Toch is het vaak net niet wat je wil. Er is net teveel of net te weinig diepgang en de toegankelijkheid kan ook nog net ontbreken.

Vaak zie ik in mijn omgeving dat het vervuilen / overlopen van de alternatieven vaak de aanleiding is waarom een lijstje uiteindelijk niet meer gebruikt wordt. Je verliest controle, in plaats van dat je het krijgt. Ik hoop dat jullie net als ik zullen merken dat Microsoft To-Do met de dagelijkse schone lijst actief voorkomt dat dit gebeurt.

Ik ben erg benieuwd naar jullie eventuele ervaringen!